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1.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
1.2 Notwendige Angaben der Teilnehmer
Von allen Personen, die an den Ferienaktionen und den Ferienspielen teilnehmen möchten, werden folgende notwendige Daten erhoben:
· Vor- und Nachname des Teilnehmers
· Vor- und Nachname des Personensorgeberechtigten*1 *1 *1 *1 *1
1.3 Notwendige Angaben der Veranstalter und Betreuer
Von allen Personen, die bei den Ferienaktionen oder den Ferienspielen Angebote bereitstellen oder betreuen, werden folgende notwendigen Daten erhoben:
· Vor- und Nachname
1.4 Freiwillige Angaben
Den Teilnehmern steht es frei, in bestimmten Bereichen wie z.B. dem Gästebuch oder dem „Schwarzen Brett“ öffentliche Beiträge zu verfassen. Dabei können sie weitere Angaben über sich selbst machen, wie z.B. Hobbies oder Interessen. Diese Daten sind für die Funktion der Software aber nicht relevant und erfolgen eigenverantwortlich. Die Veranstalter und Betreuer können weitere Angaben wie z.B. Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse mitteilen.
1.5 Sitzungsspezifische Angaben
Bei der Anmeldung an das System werden einige Anmeldedaten automatisch erhoben und ebenfalls gespeichert. Dies sind:
· Benutzername
· Passwort
2.1 Anwendungsintern
Die notwendigen Daten aus 1.1 und 1.2. werden zum reibungslosen Ablauf der Ferienaktionen und der Ferienspiele gespeichert und verwendet. Sie werden anwendungsintern zur Wunschlistenerstellung und Zuteilung der Veranstaltungen benötigt. Die Daten sind für die Administratoren einsehbar. Dadurch können Sie ggf. verdächtige Accounts überprüfen und somit Missbrauch vorbeugen. Die Speicherung der Anmeldedaten erfolgt zum einen um Missbrauch zu erkennen und vorzubeugen, zum anderen um Statistiken über verwendete Software zu erstellen und somit eine Verbesserung der Software FEONA zu ermöglichen.
2.2 Zwischen den Teilnehmern
Teilnehmer können Veranstaltungen zusammen mit Freunden buchen, welche sie aus einer Liste bereits registrierter Teilnehmer auswählen können. Dabei kann jeder Teilnehmer bei der Registrierung entscheiden, wie anonym er in der Liste erscheinen möchte. Es gibt hierfür folgende Wahlmöglichkeiten:
· Vor- und Nachname + Teilnehmer-ID
· Benutzername + Teilnehmer-ID
2.3 Freiwillige Angaben
Alle freiwilligen Angaben erfolgen nach eigenem Ermessen und dienen nur der Information und der Kommunikation.
2.4 Nach Ablauf des Ferienaktionen bzw. der Ferienspiele
Nach dem Ablauf der Ferienaktionen bzw. der Ferienspiele bleiben die Daten erhalten, werden jedoch keiner weiteren Verwendung zugeführt. Die Daten können im Folgejahr durch die Administratoren importiert werden, um somit den Aufwand im nächsten Zyklus zu reduzieren. Spätestens aber zum Ende des Folgejahres werden alle Daten gelöscht.
3.1 Datenbanken
Der Großteil der gespeicherten Daten und deren Verarbeitung erfolgt über Datenbanken, die sich auf einem gesicherten Server befinden.
3.2 Cookies
Die Internetseiten verwenden an mehreren Stellen so genannte Cookies. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“ (.ASPXANONYMOUS und Fepa.2007). Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren oder andere Schadprogramme.
Die gespeicherten Daten werden ausschließlich innerhalb der Ferienaktionen bzw. der Ferienspiele verwendet. Außer an die Kooperationspartner im Rahmen der Ferienaktionen bzw. der Ferienspiele werden die erhobenen Daten nicht an Dritte weitergegeben. Kooperationspartner im Rahmen der Ferienaktionen bzw. der Ferienspiele sind alle Veranstalter der Angebote sowie deren Betreuer.
4.1 Schutz der Privatsphäre
Die erhobenen Daten sind mit einigen Ausnahmen (s. 2.2) nur für die Administratoren einsehbar. Sensible Daten wie z.B. die E-Mail Adresse können also nicht von Dritten eingesehen und z.B. zum Spam-Versand missbraucht werden.
4.2 Technischer Schutz der Daten
Die Software FEONA läuft auf hoch gesicherten Servern, die ihren Standort in der EU haben. Es wird großer Wert auf aktuelle und hochwertige Schutzmaßnahmen gelegt, wie Firewalls und Virenscannern, um Ihre Daten vor unerlaubten Zugriff zu schützen. Trotzdem sollten Sie sich der Tatsache bewusst sein, dass aufgrund ständig neu auftauchender Viren und anderer Mittel zum Angriff auf gesicherte Datensysteme von Internet-Diensten ein hundertprozentiger Schutz vor Angriffen nicht gewährleistet werden kann. Jeglicher Versuch von Crackern die Schutzmaßnahmen zu überwinden, werden wir zivilrechtlich und strafrechtlich verfolgen.
4.3 Verpflichtung zur Verschwiegenheit
Bis auf das Passwort, welches verschlüsselt in der Datenbank gespeichert wird, sind die Teilnehmer-, Betreuer-, Anmelde- und Veranstalterdaten für die Administratoren einsehbar. Wir versichern jedoch mit den uns anvertrauten Daten sorgfältig und gewissenhaft umzugehen und keinerlei Informationen nach außen weiterzugeben. Es werden lediglich die Teilnehmerlisten an die Veranstalter weitergegeben.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und Sie haben dann jederzeit das Recht auf Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung. Auskunft über die gespeicherten Daten gibt das Ferienteam der Stadt Verden (Ansprechpartner finden Sie unter dem Menüpunkt „Kontakt“).
Über dem Menüeintrag Persönlicher Bereich – Meine Registrierung können sämtliche Angaben mit Ausnahme des Geburtsdatums, des Geschlechts und der vier Abfragen (s.o.) nachträglich durch den Teilnehmer verändert werden. Um das Geburtsdatum, das Geschlecht oder die vier Abfragen (s.o.) nachträglich zu ändern, wenden Sie sich bitte an die Jugendpflege der Stadt Verden. Die alten Datensätze werden dabei überschrieben.
Wir weisen jedoch darauf hin, dass auch gelöschte Daten aufgrund von Caching-Systemen und der Zwischenschaltung von Proxy-Servern unter Umständen noch bis zu 72 Stunden abrufbar sein können.
Die Ausrichter der Ferienaktionen und der Ferienspiele Verden verpflichten sich, diese Datenschutzerklärung einzuhalten und den Datenschutz nach Möglichkeit weiter zu verbessern. 8. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
